Circolare whistleblowing

Il whistleblowing è l’istituto che tutela il soggetto che segnala: condotte illecite, situazioni di pericolo, rischi che possono arrecare danni a terzi, violazioni di normative nazionali o UE che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente pubblico o privato, delle quali è venuto a conoscenza nello svolgimento delle proprie mansioni in seno all’organizzazione con cui collabora.

Si intende per whistleblower la persona (il dipendente/lavoratore subordinato, lavoratore autonomo, il titolare di un rapporto di collaborazione, il lavoratore o collaboratore che fornisce beni o servizi o che realizza opere in favore di terzi, il libero professionista e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, gli azionisti e le persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza dell’ente privato), che segnala, divulga ovvero denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’unione europea di cui è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Le disposizioni del D.lgs 24/2023 non si applicano alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

La ratio dell’intervento legislativo è quello di sviluppare un sistema integrato di controllo, che grazie al contributo dei segnalanti e in una logica di coralità, consenta un monitoraggio più ampio e capillare possibile sull’operatività complessiva del soggetto privato.

In particolare, per i soggetti privati, le violazioni possono riguardare:

• Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’allegato 1 al Decreto e di tutte le disposizioni che ne danno attuazione (si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
• Atti e omissioni che ledono interessi finanziari dell’UE;
• Violazioni della normativa in materia della concorrenza e aiuti di stato;
• Violazioni che vanificano l’oggetto e le finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’UE,
• Illeciti penali, civili, amministrativi o contabili.

La segnalazione, ovvero la comunicazione di informazioni sulla violazione, può essere effettuata in forma scritta con modalità informatiche, o in forma orale.

• Quando il rapporto giuridico è in corso;
• Quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• Durante il periodo di prova;
• Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso,

In via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 del D.lgs, è possibile effettuare una segnalazione esterna

CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna 

Vereinigte Hagelversicherung VVaG ha adottato, per tutte le sue sedi, un unico portale di segnalazione della compliance:“EVERMOOD”.

Tale canale garantisce, anche grazie al ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata a: Stephanie Keibel, Stella-Maria Gernand e Nora Buchholz.

Tali persone, nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, svolgono le seguenti attività:

• Rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• Mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• Danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• Forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
• Mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne nonché sul canale, sulle procedure per le segnalazioni esterne. Sul sito internet https://www.vh-italia.it/ è riportata la presente circolare e il link di accesso alla piattaforma Whistleblowing.

Utilizzando tale portale è possibile inviare una segnalazione tramite un canale esterno e contattare una terza parte. La segnalazione sarà mantenuta strettamente confidenziale.

Prima di inviare una segnalazione è bene tener presente quanto segue:

tramite Evermood è possibile segnalare violazioni di legge e reati come corruzione, estorsione, frode, furto, abuso di mercato, violazioni contabili, ma anche comportamenti inappropriati come molestie e discriminazione.

È inoltre possibile segnalare un incidente relativo alla protezione dei dati. La segnalazione sarà inoltrata al Responsabile della protezione dei dati in qualità di terza parte fidata per questo argomento.

L’uso improprio del portale di segnalazione può essere punito dalla Legge (in particolare la diffusione di accuse intenzionalmente false). Vi preghiamo di essere corretti e di segnalare solo le violazioni effettive.

Se non siete sicuri che la vostra richiesta sia rilevante o meno per la compliance, contattateci comunque e valuteremo il vostro caso.

È DAVVERO POSSIBILE SEGNALARE UN PROBLEMA IN FORMA ANONIMA?

Si, nella richiesta non dovete fornire informazioni che possano rivelare la vostra identità. Riceverete un codice generato in modo casuale e un PIN necessario per rintracciare la vostra segnalazione. Evermood utilizza ampi algoritmi di crittografia e non memorizza il vostro indirizzo IP o i dati relativi alla vostra posizione, al fine di garantire l’anonimato in ogni momento.

CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna di cui all’articolo 7 del D.lgs

Il segnalante può ricorrere ad una segnalazione esterna, ossia tramite i canali istituiti dall’autorità anticorruzione (ANAC) a fronte di determinate condizioni:

• Mancata attivazione del canale di segnalazione interno (in quanto non previsto o non attivato);
• La segnalazione non ha avuto seguito;
• Ha fondati motivi di ritenere che se effettuasse la segnalazione interna questa non avrebbe seguito o che andrebbe incontro a ritorsioni;
• Ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

CANALE DI SEGNALAZIONE TRAMITE DIVULGAZIONI PUBBLICHE

Tale segnalazione intesa come: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, può essere effettuata solo qualora ricorrano determinate condizioni:

• Che si sia previamente utilizzato il canale interno e/o esterno ma non vi sia stato riscontro o non vi sia stato dato seguito entro i temini previsti dal decreto;
• Che il segnalante ritenga sussistere fondati motivi di un “pericolo imminente e palese per il pubblico interesse”;
• Che il segnalante ritenga sussistere fondati motivi per ritenere che la segnalazione esterna possa comportare un rischio di ritorsione oppure non avere efficace seguito.

Sono previste specifiche disposizioni per garantire la necessaria riservatezza nella gestione della segnalazione, in particolare con riguardo all’identità della persona segnalante, nonché dell’identità delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione.

In merito alla conservazione è previsto che le segnalazioni, interne ed esterne, e relativa documentazione, siano conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale delle procedure di segnalazione.

Il segnalante gode di un regime di protezione che si sostanzia in un divieto generalizzato di ritorsione. Tale protezione si estende anche per i facilitatori e i colleghi del segnalante.

Si definisce ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Per poter godere del regime di protezione devono tuttavia sussistere determinate condizioni:

1. Al momento della segnalazione della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciate aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo del decreto.;
2. Inoltre, che la segnalazione o divulgazione pubblica sia stata effettuata secondo le procedure previste dalla normativa.